Przygotowując się do stworzenia nowego biura, warto zastanowić się, ile dokładnie będziemy musieli zainwestować. Kluczowymi elementami wpływającymi na koszty są: lokalizacja, wielkość powierzchni, standard oraz ilość stanowisk pracy. Istnieje również szereg wydatków związanych z wykończeniem biura, których początkowo możemy nie brać pod uwagę, a okazują się bardzo istotne.
Czynniki wpływające na koszt nowego biura
- Lokalizacja biura
Wybór lokalizacji ma ogromny wpływ na koszty. Biura w prestiżowych dzielnicach dużych miast zazwyczaj są droższe niż te zlokalizowane na obrzeżach.
- Wielkość wynajmowanej powierzchni
Wybór lokalizacji ma ogromny wpływ na koszty. Biura w prestiżowych dzielnicach dużych miast zazwyczaj są droższe niż te zlokalizowane na obrzeżach. Im większe biuro, tym więcej miejsca do urządzenia i tym samym większe koszty związane z wyposażeniem. W zależności od miasta, lokalizacji i innych czynników cena za wynajem metra kwadratowego waha się od 60zł/m2 do nawet 120zł/m2.
- Standard wynajmowanej przestrzeni
Decydując się na biuro często pojawia się dylemat czy wybrać lokal w nowym budynku, czy też postawić na obiekt starszy. Wybór nowoczesnego biura o wysokim standardzie może zwiększyć koszty, ale również wpłynąć na efektywność pracy pracowników. Jeżeli decydujemy się na biuro w starszym budynku – upewnijmy się, że jest on zmodernizowany i możliwie dostosowany do obowiązujących przepisów.
- Ilość stanowisk pracy
Liczba pracowników wymaga odpowiedniej ilości stanowisk, co wpływa na koszt zarówno wyposażenia, jak i przestrzeni biurowej.
Przeciętny koszt wyposażenia stanowiska dla jednego pracownika wynosi 4950 zł:
- Biurko 140×80 – 1320 zł
- Fotek biurowy z zagłówkiem i podłokietnikami – 1770 zł
- Kontenerek na kółkach – 900 zł
- Przegroda akustyczna na szerokość biurka – 468 zł
- Akcesoria, czyli przelotka, kanał kablowy poziomy i pionowy – 492 zł
Stanowisko pracy z ruchomą wysokością blatu będzie droższe o ok. 1230 zł.
Biurko gabinetowe z sideboard’em wykończone w fornirze to z kolei koszt ok. 10 000zł.
Meble gotowe stanowią ok: 18,5% kosztów.
- Przeszklenia wewnętrzne
Otwarte przestrzenie z dużą ilością przeszkleń mogą być atrakcyjne, ale również kosztowne. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy wobec ścianek szklanych w projekcie budowlanym nie ma wymagań przeciwpożarowych. Jeśli zauważymy przy ściankach symbol EI z liczbą będzie to oznaczać, że są to ścianki z odpornością ogniową. Koszt takich szkleń jest wielokrotnie droższy niż zwykłych. Kolejnym czynnikiem podnoszącym cenę szkleń wewnętrznych jest przenikalność akustyczna. Ścianki o podwyższonych parametrach akustycznych stosuje się zwykle w salach konferencyjnych, ale coraz częściej wydziela się nimi też zwykłe pomieszczenia biurowe, aby zapewnić lepszy komfort pracownikom. Oprócz parametrów, na cenę szkleń wpływa również ilość drzwi. O ile ścianki wycenia się za m2 lub bieżący, o tyle cena drzwi podawana jest za sztukę. Na cenę drzwi wpływa ich wymiar, czy mają samozamykacz oraz rodzaj zamka.
| Rodzaj przeszklenia | Średnia cena |
| Ścianka szklana – pojedyńcze szklenie, Rw=35 dB m2 (cena za m2) | 740 zł |
| Ścianka szklana – akustyczna (cena za m2) | 1 250 zł |
| Ścianka szklana z odpornością ogniową (np EI30), pojedyńcze szklenie, Rw=38 dB m2 (cena za m2) | 2 200 zł |
| Ścianka szklana z odpornością ogniową (np EI30), podwójne szklenie, Rw=47 dB (cena za m2) | 2 800 zł |
| Drzwi szklane, wysokość 2,8 m, Rw=32 dB, (cena za 1 szt.) | 3 850 zł |
| Drzwi szklane, wysokość 2,1 m, Rw=32 dB (cena za 1 szt.) | 2 930 zł |
- Wykładziny podłogowe
Wybór odpowiednich wykładzin wpływa na estetykę i akustykę biura. Wykładziny obiektowe różnią się od siebie trwałością oraz technologią wykonania. Najbardziej trwałe i łatwe w utrzymaniu są wykładziny flokowane, lob winylowe (PVC). Do łask powróciły również wykonane z naturalnych materiałów wykładziny z linoleum. Cena tych produktów jest porównywalna. W pomieszczeniach biurowych, stosujemy wykładziny dywanowe. Ich cena różni się od wzoru oraz gęstości splotu.
| Rodzaj wykładziny | Średnia cena (za m2) |
| Wykładzina PVC – FORBO ALLURA: | 141 zł |
| Wykładzina flokowana FORBO FLOTEX: | 260 zł |
| Linoleum | 129 zł |
| Wykładzina dywanowa | 169 zł |
- Oświetlenie i instalacja elektryczna
Odpowiednie oświetlenie ma istotny wpływ na samopoczucie pracowników.
Do pracy w biurze należy wybrać odpowiednie oświetlenie, które nie będzie męczyć wzroku. Na jakość światła wpływa nie tylko jego barwa oraz natężenie. Należy również zwrócić uwagę na wysokość montażu oraz rodzaj przesłony (blendy) osłaniającej oko od źródła światła. Odnośnie barwy, do pracy najlepiej wybrać oprawy o neutralnej barwie bieli, tzn. temperaturze barwowej w zakresie 3300-5500 kelwinów. Oprawy o barwie ciepłej możemy zastosować jako uzupełniające oświetlenie dodatkowe, wykorzystywane w trakcie eventów lub w przerwach od pracy.
Do biura zalecane jest optymalne światło o mocy 400-500 lm/m2. Jest to wartość, która powinna być zapewniona na powierzchni blatu stanowiska pracy. Dobierając oświetlenie zwróć uwagę czy zastosowana w oprawie przesłona chroni przed efektem olśnienia, tj. czy nie razi zbyt mocno w oczy, gdy na nią spojrzymy. Dodatkowym plusem będzie również możliwość ściemniania opraw. W salach konferencyjnych, kantynach lub innych pomieszczeniach reprezentacyjnych, warto rozważyć zastosowanie wiszących opraw akustycznych.
Oprócz oświetlenia, koszty generują również zestawy gniazd podłogowych (tzw. “floor box). Ceny floor boxów zależą od zestawów gniazd, które mieszczą się w środku. Wybierając gniazda podłogowe sprawdź czy pozwalają na zamknięcie po wpięciu pionowych wtyczek.
| Oświetlenie i instalacja elektryczna | Średnia cena (za szt.) |
| Standardowa oprawa 60x60cm: | 180 zł |
| Oprawa Liniowa wisząca: | 445 zł |
| Oprawa akustyczna wisząca: | 3 534 zł |
| Floor box: | 480 zł |
- Sprzęt i instalacja teletechniczna
W dobie technologii i zdalnej współpracy, poprawna infrastruktura IT to kluczowy element każdej firmy. Sieć teletechniczna, serwerownia i kontrola dostępu to koszt, który zwykle pokrywa najemca. Wymagania sprzętowe są różne w zależności od działalności firmy, ale pewne elementy powtarzają się wszędzie. We współcześnie projektowanych biurach olbrzymią rolę odgrywają tzw. call roomy lub budki telefoniczne oraz wielofunkcyjne pomieszczenia do sali projektowej. Są to pomieszczenia, które powinne mieć bardzo dobrą akustykę oraz być wyposażone w dobrą kamerę lub zestaw do telekonferencji. Koszt wykończenia tych pomieszczeń będzie zatem wyższy.
| Sprzęt i instalacja teletechniczna | Średnia cena |
| Laptop | 4 000 zł |
| Zestaw 2 monitorów z uchwytem | 1 700 zł |
| Projektor | 4 000 zł |
| Ekran projekcyjny do zabudowy | 4 000 zł |
| Ekran multimedialny | 15 000 zł |
| Kamera do wideokonferencji | 3 200 zł |
- Meble na wymiar
Dostosowane do potrzeb meble pozwalają efektywnie wykorzystać przestrzeń biurową. Zwykle jest to zabudowa aneksów kuchennych, coffee pointów i pomieszczeń socjalnych. Podstawową zabudowę meblową zwykle zapewnia wynajmujący, jednak dodatkowe miejsca na kawę czy szafy na ubrania będa juz naszym kosztem. Meblem robionym na wymiar jest często również lada recepcyjna, ale przy tej pozycji warto zapoznać się z ofertą mebli gotowych, których asortyment obecnie jest bardzo duży.
| Meble na wymiar | Średnia cena |
| Coffe point o długości 2,1 m | 4 500 zł |
| Szafa, długość 3 m | 4 419 zł |
| Aneks kuchenny do kantyny o długości 4 m | 31 800 zł |
| Lada recepcyjna o długości 2,5 m | 8 472 zł |
- Wykończenie ścian
W standardzie wykończenia ścian oferowanym przez wynajmującego zwykle jest jedynie malowanie. Warto rozważyć wykończenie niektórych ścian okleiną obiektową, czyli tapetą do zastosowań biurowych. W przypadku tapet dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie do nich nadruku grafiki zaprojektowanej zgodnie z naszym systemem identyfikacji wizualnej. Jest to znakomity sposób na customizację naszego biura bez znacznego wzrostu kosztów.
W miejscach o większym ruchu, gdzie ściany są najbardziej narażone na uszkodzenia, warto zastosować tapety winylowe o naturalnej fakturze. Unikniemy w ten sposób nie tylko widoku porysowanych ścian, ale też kosztów w przyszłości związanych z koniecznością ich odnawiania. W wybranych pomieszczeniach można również rozważyć zastosowanie okładzin poprawiających akustykę, tj. takich, które zamiast odbijać, pochłaniają część dźwięku, co zniweluje pogłos.
| Wykończenie ścian | Cena |
| Malowanie (cena za m2) | 42 zł |
| Tapeta z nadrukiem, dostawa i montaż (cena za m2) | 115 zł |
| Tapeta winylowa, dostawa i montaż (cena za m2) | 160 zł |
| Panel akustyczny, fornirowany, wysokość 2,8 m (cena za mb) | 104 zł |
| Szronienie szyb, dostawa i montaż (cena za m2) | 116 zł |
| Kratka stalowa na wymiar (cena za m2) | 650 zł |
- Dodatki
W tej kategorii znajdą się oznaczenia pomieszczeń, logotypy Twojej firmy, grafiki na ściany oraz rośliny, czyli drobne elementy dekoracyjne, które nadają charakteru przestrzeni. Warto zadbać, aby tego typu elementy zostały spójnie dobrane i równomierne rozplanowane w przestrzeni biura.
Do wyboru grafik i dodatków można zaangażować pracowników, ale efekt będzie zdecydowanie lepszy, jeśli określimy konkretne lokalizacje, gdzie powinny być umieszczone oraz określimy wymiary czy też technikę ich wykonania.
Personalizacja przestrzeni z logo firmy to krok w kierunku budowania marki pracodawcy, dlatego prawidłowe stosowanie logotypów w biurze jest bardzo istotne. Nie powinny być zbyt nachalne, lecz rozmieszczone tak, aby podtrzymywać świadomość odwiedzających, w jakiej firmie się znajdują.
| Dodatki | Cena (za szt.) |
| Oznaczenia i logotypy – logo duże + małe | 2 030 zł |
| Duża roślina z doniczką | 260 zł |
| Mała roślina z doniczką | 124 zł |
| Grafiki/plakaty | 270 zł |
| Obraz na płótnie | 2 500 zł |
| Tablica magnetyczna np. Szklana tablica magnetyczna 200×100 | 1 150 zł |
| Ledon | 1 700 zł |
| Ogród wertykalny 2×2 m | 16 490 zł |
Przykładowa wycena
Warto zainwestować w nowe biuro, jednak kluczowe jest rozważne planowanie i analiza kosztów. Przy odpowiednim podejściu, nowa przestrzeń pracy może stać się miejscem sprzyjającym efektywnej i komfortowej pracy.
Poniżej przykładowy kosztorys biura o powierzchni 650m2 zrealizowanego w styczniu 2024, dla firmy informatycznej w Warszawie.
| Koszty po stronie właściciela budynku | |
| Roboty budowlane | 70 559 zł |
| Instalacje | 427 718 zł |
| Ściany szklane | 391 350 zł |
| Wykładziny | 61 410 zł |
| Dopłata najemcy | -100 000 zł |
| 951 039 zł |
| Koszty najemcy | |
| Zabudowy meblowe | 47 071 zł |
| Okładziny ścienne | 58 374 zł |
| Meble gotowe wolnostojące | 270 403 zł |
| Dodatki | 38 705 zł |
| Sprzęt | 100 000 zł |
| 514 553 zł |
